常见问题

业务常见问题及解答

一、应届毕业生三方协议能否由人事档案服务中心盖档案接收单位的章?

答:已在我中心办理毕业生接收或工作单位委托我中心档案保管的可凭深圳市人力资源和社会保障局《毕业生接收函》、身份证到我中心办理三方协议盖章。

二、人才中心集体户的人员能否在人事档案服务中心借用本人户口卡或户口卡首页复印件?

答:人事档案服务中心现仅办理人事档案业务,如你是人才中心集体户的可到原集体户挂靠部门办理户籍业务。

罗湖分部地址:深圳市罗湖区宝安北路人才大市场六楼616大厅。

高新区分部地址:高新技术产业园区南区科苑南路综合服务楼五楼。

龙华分部地址:深圳市龙华新区深圳北站西广场深圳通大厦2楼208A。

中心区分部地址:深圳市福田区福华一路免税商务大厦三楼东。

三、党组织关系人事档案服务中心能否接收?

答:人事档案服务中心现仅办理人事档案业务,不能接收党组织关系转入。党员关系可转移至工作单位、工作单位所在地街道办、户籍所在地街道办。

四、如何查询本人档案是否在人事档案服务中保管?

答:1.可在深圳人才网http://www.szhr.com.cn/ 到档查询(能查我中心全部档案)、个人信息查询(能查已跟我中心签订人事代理协议的档案)。

2.可凭身份证原件到深圳市人才交流服务中心人事档案服务中心查询。

五、人事档案服务中心能否代办职称评定?

答:人事档案服务暂无代办职称评定业务。

六、档案在我中心通过机要方式转出接收单位未收到,如何查询?

答:档案从我中心机要方式转出一般省内半个月到达,省外需要15个工作日左右。一般档案寄出4个工作日后,机要号才由机要局反馈回我中心。我中心收到机要号后,将于2个工作日内通过发短信形式通知给本人或经办人告知机要寄出时间和机要编号。

因机要方式不同于其他快递,无法保证规定时间内或能实时查询进度,但正常在规定时间内都能到达。如果超过时间未能到达,请与我中心联系。(电话:0755-82408888 、邮箱:88123234@szhr.com 、本人或委托人也可到我中心申请查询)。

七、办理档案转出之前需要做什么?

答:1.先核实档案是否在我中心保管。

领取入深调令再提供(商调函、身份证、户口卡)原件到人事档案服务中心办理档案调出。

八、档案材料借出有哪些注意事项?

答:1.先核实档案是否在我中心保管。

2.本人凭身份证可到人事档案服务中心办理(如属委托代办的,则除提供其本人身份证件原件外,还需提供代办人的身份证原件及委托书)。

九、开具各类证明所需的材料,注意事项是什么?

答:人事档案服务中心能依据档案记载出具相关证明,包括存档证明、经历证明、亲属关系证明、赴港工作同意书、公务员或研究生政审、上海居住证档案信息核查表等。

一般来说,开具上述各类证明,首先需携带本人身份证件原件办理,如属委托代办的,则除提供其本人身份证原件外,还需提供代办人的身份证原件及委托书。

涉及到个人经历证明的,如工作及学习相关经历,则需依据实际要求提供相关的书面材料原件,如:工作的劳动合同原件、离职证明原件、在职证明原件或学籍材料原件等。若档案内无相关经历记载,则人事档案服务中心依据其个人档案内实际记载的情况,如实开具经历证明(“经审档,档案内无XXX相关记载。”)。

如亲属关系证明中涉及需填写身份证号相关信息的,还需提供其亲属的身份证件复印件(如身份证、户口本的复印件)。涉及到公证处各类出生公证证明表格盖章的,还需依表格要求准确填写,与窗口工作人员明确指示需要盖章的位置,以免造成错误填写。

有关上海居住证档案信息核查表(下称“核查表”)的填写,需连同外调联系函、离职证明原件及复印件、本人身份证件原件办理,核查表填写完毕后,办事人员需向窗口工作人员提供联系方式,材料将直接由人事档案服务中心通过机要方式转递到对方机构,无需本人再将材料取回交付。

十、档案从外地机要寄到深圳,几天能到达?如何查询到档案情况?

答:机要投递档案,根据路途的远近,所需的时间是不同的。从档案交寄给当地机要局开始计算,省内寄出的,约7个工作日可以送达收件单位;省外寄出的,约15个工作日可以送达收件单位。

我中心档案查询网址:www.szhr.com.cn,在“到档查询”界面中输入姓名即可查询。

为保障个人隐私,我中心供查询的信息无出生年月日显示,所以要注意来档时间和来档单位,以确认是自己的档案,而非同名的其他人的档案,如有疑问,可凭本人有效身份证件到深圳市福田区深南大道8005号深圳人才园负一楼公共人事档案服务中心查询。

十一、我毕业几年了,现在档案不知道在哪里,该怎么办?

答:学生毕业后,学校对学生档案一般会作如下处理(具体以实际情况为准):

  1. 将档案寄回学生原户籍所在地的人才中心。
  2. 跨省就读的,学校还可能将档案寄往学生户籍所在省或市大中专毕业生就业指导中心。
  3. 将档案寄往与学生签有《就业协议》的单位或该单位所在地的人才中心。
  4. 档案仍留在学校,或由学校代为管理。

您在查询档案前,请先咨询您毕业院校档案管理部门,了解清楚您的档案在什么时间,投送到什么单位,机要号是多少,并在查询到档情况时将这些信息告知我方工作人员,以便核实、查找您的档案。

十二、我在深圳的工作单位有人事档案保管权,单位已为我办理毕业生接收手续,学校将档案寄到了人事档案服务中心,我怎样将档案取回交接收单位?

答:提供以下材料到人才中心办理档案调出手续:

  1. 《深圳市人力资源和社会保障局大中专毕业生介绍信》原件和复印件。
  2. 本人的身份证原件和复印件;如代办,还需代办人及本人的身份证原件和复印件及委托书。
  3. 档案接收单位向人事档案服务中心开具的调档函。

材料准备齐全后,到深圳市福田区深南大道8005号深圳人才园负一楼公共人事档案服务中心取号办理档案调出。

 

十三、我不在深圳工作,户口也不迁来深圳,但学校却将档案误投到人事档案服务中心,请问如何办理退档手续?

答:该档案只能退回学校、户籍所在地的人才服务中心以及工作所在地人才服务中心或有档案保管权的单位,办理程序如下:

情况1.档案退回学校提供:

  1. 《派遣证》或《报到证》原件。
  2. 本人的身份证原件、复印件和情况说明;如请人代办,还需代办人的身份证原件、复印件和情况说明及委托书。

情况2.档案退回户籍所在地人才服务中心提供:

  1. 户籍所在地人才服务中心向人事档案服务中心出具调档函原件。
  2. 本人的身份证原件和复印件;如请人代办,还需代办人的身份证原件、复印件和委托书。
  3. 家庭户口的,提供户口簿原件;集体户口的,提供盖有集体户单位公章的户口首页复印件和本人户口页原件和复印件。

情况3.档案退回工作所在地人才服务中心或有档案保管权的单位提供:

  1. 工作所在地人才服务中心或有档案保管权的单位向人事档案服务中心出具调档函原件。
  2. 劳动合同复印件。
  3. 本人的身份证原件和复印件;如请人代办,还需代办人的身份证原件、复印件和委托书。

材料受理之后,档案由我中心机要寄出。

 

十四、我委托人事档案服务中心办理毕业生接收,签订了人事代理协议,但学校将档案直接交给了我,怎样将档案交至人事档案服务中心?

答:首先,请尽量与学校沟通,请求学校将档案通过邮政特快专递(EMS)邮寄至我中心。

其次,毕业生自带档案到我中心的,档案必须由调出单位密封并盖骑缝章,密封条上未盖调出单位骑缝章或封条破损,我中心不予接收档案。

 

十五、深圳有档案保管权的单位,批量提取本单位已办理毕业生接收的毕业生档案,如何办理?

答:1.请先将要提取档案的名单制作成EXCEL表格,要求包含姓名、身份证号码、档案号(可在人才网上查询)、毕业生接收时间(即毕业生介绍信落款的时间)、毕业生接收的业务流水号(毕业生介绍信上有此号码)、取档单位名称、联系人、联系电话等信息,名单请按档案号进行排序,人事档案服务中心业务邮箱:88123234@szhr.com

2.我中心审查贵单位有人事档案保管权后,办理档案转出手续。

3.电话通知贵单位人事经办人,贵单位人事经办人持下列材料到我中心提取档案:

(1)贵单位向我中心开具的商调函,商调函一定要写清楚由贵单位的哪位人事干部提取档案。

(2)提取档案的名单,该名单应与发送到人事档案服务中心的名单一致,并加盖贵单位公章。

人事经办人的身份证原件和复印件。

4.贵单位人事经办人和我中心工作人员共同清点档案,双方在档案转递单上签字。

5.贵单位将毕业生档案自带回单位。

 

十六、档案内哪些材料可以借阅?如何办理借阅?

答:一般情况下,下列档案材料可以凭本人身份证原件到人事档案服务中心业务窗口借出,如果委托他人办理借出,还需委托书及代办人的身份证原件。

1.入深调令:

(1)调干入深圳的提供《调动通知》;

(2)毕业生接收入深圳的提供《大中专毕业生介绍信》;

学生接收入深圳的提供《留学生行政介绍信》;

调、招工入深圳的提供《招用员工通知》或《积分入户通知》。

2.专业技术资格评审材料(初、中、高级),即《专业技术资格评审表》或《考试合格人员发证登记表》等。

3.履历材料、学籍档案等,只能复印后加盖人事档案服务中心公章。

 

十七、新的档案材料,如何归档?

答:新增加的档案材料,一般有以下几项:

  1. 年度考核登记表
  2. 职称评审材料
  3. 转正定级材料
  4. 就业登记信息表
  5. 离职证明
  6. 劳动合同
  7. 任免材料
  8. 入党材料(须由有关党组织密封后送我中心归档)
  9. 后续就读高等院校并获得对应学历后的学籍档案材料(学籍档案须由学校密封,并进行学历学位验证后,与学历学位验证证明一起归档)。

以上材料均为原件,按要求送至深圳福田区人才园负一楼公共人事档案服务中心业务窗口办理归档手续即可。